Was ist ein Social Intranet?

Lesezeit: 3 Minuten

Im Gegensatz zu einem klassischen (und eher statischen) Intranet wird bei einem Social-Intranet ein dynamischer und sozialer Ansatz gewählt. Im Fokus stehen hier neben der Wissensvermittlung (z. B. in Form eines Wiki oder FAQ), Informationsaustausch (z. B. mit einem Blog und/oder Forum) und schnellere Identifikation von Mitarbeitern (z. B. mit einem Mitarbeiterverzeichnis, das u. a. die Möglichkeit bietet Themenexperten im Unternehmen zu finden), die Interaktionen (z. B. Kommentare, Likes, Votes etc.) der Mitarbeiter untereinander.

Um es noch verständlicher zu beschreiben: Stell Dir vor man vermischt ein klassisches Intranet mit den sozialen Aspekten von Facebook und mischt noch etwas Wikipedia dazu. Einige Social-Intranet-Lösungen binden noch Projekt- und Aufgabenmanagement, Echtzeitkommunikation via Team-Chat und die Möglichkeit parallel in Dokumenten arbeiten zu können ein. Allerdings sind diese Elemente im Gegensatz zu spezialisierten Einzellösungen von Natur aus meist rudimentär umgesetzt. Daher auch meine Empfehlung, für das Social Intranet und für das Projekt- und Aufgabenmanagement separate Lösungen zu verwenden (die aber ggf. Dank Schnittstellen miteinander kommunizieren können).

Welche Vorteile sprechen für ein Social-Intranet?

  • Bietet die Chance, die interne Kommunikation deutlich transparenter und somit verständlicher für alle Mitarbeiter zu gestalten.
  • Eine aktiv gelebte interne Kommunikation die Mitarbeiter begeistert und motiviert, hat immer positive Effekte auf die externe Unternehmenskommunikation
  • Jeder Mitarbeiter kann sich einbringen. Sei es mit Blog-Artikeln, Foren-Diskussionen, Umfragen oder Wiki-Einträgen. Ob jemand eher introvertiert oder extrovertiert ist spielt hier keine Rolle.
  • Kann zur Innovationsförderung im Unternehmen genutzt werden
  • Bietet die Plattform für ein zentrales Wissensmanagement (Stichwort „Wiki“) im Unternehmen
  • Bietet die Möglichkeit schneller und einfacher Experten im Unternehmen zu finden (Stichwort „Mitarbeiterverzeichnis“)
  • Kann als wichtige Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter genutzt werden
  • Kann mit weiteren Unternehmenslösungen verknüpft werden (zum Beispiel Lösungen bzgl. „Zeiterfassung“, „Projektmanagement“ und/oder einer Bilddatenbank)
  • Kann das E-Mail-Aufkommen innerhalb der internen Kommunikation stark reduzieren

Das solltest Du unbedingt berücksichtigen

Ohne vorangegangener Ist-Analyse der internen Unternehmenskommunikation und einer darauf basierenden Social-Intranet-Strategie (in meiner Blogserie “Wie Du Schritt für Schritt ein Social Intranet mit WordPress aufbaust” beschreibe ich ausführlich, wie ein Social-Intranet-Framework Dir dabei helfen kann – das gilt generell für alle Social Intranet Lösungen und ist nicht auf WordPress limitiert) ist eine solche Plattform meist zum Start hin schon eine „Totgeburt“, da entweder relevante Inhalte fehlen, die falschen (oder zu viele) Features eingesetzt wurden und/die Benutzerfreundlichkeit mangelhaft umgesetzt wurde.

In vielen mittelständischen Unternehmen muss zudem ein Umdenken in der Führungsebene stattfinden: Natürlich führt ein Social-Intranet nicht automatisch direkt zu mehr Neukunden/Umsatz/Gewinn. Der Weg dahin benötigt u. a. eine genaue Strategieentwicklung, relevante Inhalte die Mitarbeiter informieren/begeistern/motivieren und eine Erfolgskontrolle der Plattform (z. B. in Form von halbjährlichen Zufriedenheitsumfragen unter den Mitarbeitern des Unternehmens und Tracking der Zugriffe). Es braucht im Vorfeld eine Menge Überzeugungsarbeit in der Führungsebene – das kann ich Dir aus eigener Erfahrung sagen. 😉 Aber es lohnt sich!

Mittel- bis langfristig gesehen steckt so viel nachhaltiges Potenzial in einem Social-Intranet, so dass sich daraus entstehende positive Effekte natürlich auch auf den Umsatz/Gewinn auswirken werden. Eine authentisch gelebte interne Kommunikation hat immer positiven Einfluss für die externe Unternehmenskommunikation. Letztlich sind alle Hierarchiestufen (also natürlich auch Geschäftsführer und alle Führungskräfte – diese sollten aber eine besondere „Vorbildfunktion“ verinnerlichen) für den Erfolg eines Social-Intranet mit verantwortlich.

Was kostet so ein Social-Intranet?

Selbst wenn Du einen DIY-Ansatz (in meiner Blog-Serie „DIY-Social-Intranet mit WordPress“ gehe ich detaillierter darauf ein) wählen solltest: Mit einem First-Invest im ersten Jahr von ca. 500 € bis 600 € (Lizenzkosten für Theme + ergänzende Plugins ohne Berücksichtigung von evtl. internen oder externen Hostingkosten) solltest Du in etwa für Deine Plattform rechnen. Viele WordPress-Themes und -Plugins basieren auf einem Abosystem. Hier werden bei Verlängerung nach 12 Monaten meist Preisnachlässe zwischen 20-40 % angeboten. Daher liegen die Folgekosten ab dem 2. Jahr meist etwas unter dem First-Invest. Kalkuliere aber immer mit einem gesunden Puffer (z. B. für eine optionale externe Unterstützung durch Freelancer oder Agenturen; für weitere Plugins etc.), damit Du genug Spielraum bekommst.

Der Budgetrahmen für eine externe Lösung (am Beispiel von Just Social; Stand: November 2019) startet als reine Cloud-Lösung bei rund 500 € pro Jahr (25 Nutzer & 25 GB Speicher) und geht hoch auf bis zu rund 2.400 € pro Jahr (unlimitierte Nutzer & unbegrenzter Speicher; meiner Meinung nach ein echt faires Angebot). Solltest Du lieber auf eine Private Cloud setzen wollen, geht es bei 2.750 € (zzgl. 2.400 € Aufpreis pro Jahr wenn nur auf unternehmenseigenen Servern gehostet werden soll) pro Jahr (25 Nutzer) los und geht dann z. B. hoch bis 8.000 € pro Jahr (300 Nutzer; auch hier fallen zusätzlich 2.400 € pro Jahr an wenn nur unternehmenseigene Server genutzt werden sollen).

Ein Social-Intranet passt nicht für jedes Unternehmen. Daher kann ich mich nur wiederholen: Investiere unbedingt in eine Ist-Analyse der internen Unternehmenskommunikation im Vorfeld BEVOR Du weitere Schritte unternimmst.

Wo geht die Reise hin?

Wie jede digitale Technologie entwickelt sich das Social-Intranet immer weiter. Aus meiner Erfahrung heraus wird es immer weiter in Richtung „digitaler Arbeitsplatz“ gehen und das Social-Intranet ist hier die zentrale Plattform (klassisch per Desktop oder mobil per Smartphone/Tablet) die alle verwendete Softwarelösungen des Unternehmens verknüpft. „User-Generated-Content“ (im Fall eines Intranet “von Mitarbeitern für Mitarbeiter erstellte Inhalte”) wird weiterhin wichtig bleiben. Die Funktionen und die User-Experience der Social Intranet Lösungen werden sich noch weiter auf eine möglichst einfache und ansprechende Umsetzung fokussieren.

Nur bei einem Punkt bin ich mir noch unschlüssig: Wird das Thema „Personalisierung“ (Jeder Mitarbeiter kann nach seinen Interessen filtern und erhält somit nur die für ihn relevanten Inhalte angezeigt) wichtiger werden? Das ist definitiv ein Bereich, dem ich mich noch widmen möchte (z. B. mit der Frage ob Personalisierung wirklich in der Praxis von den Mitarbeitern mehrheitlich genutzt wird).

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