Wie Du Schritt für Schritt ein Social Intranet mit WordPress aufbaust: Teil 2

Lesezeit: 15 Minuten

Das große Ganze betrachten: Die Entscheidungsgrundlage für Dein Social Intranet

Nachdem Du im ersten Teil der Blog-Serie bereits einen ersten groben Überblick bzgl. dem Thema “Social Intranet mit WordPress” erhalten hast, geht es direkt weiter mit den konkreten “Hausaufgaben” die Du als erstes angehen solltest. Es gilt eine solide Entscheidungsgrundlage für Dein Social Intranet zu erstellen. Diese ist allerdings nicht ausschließlich für Deine Geschäftsführung gedacht, sondern auch für die IT-Verantwortlichen. In meinem besonderen Fall suchte ich zuerst das Gespräch mit dem IT-Leiter um die ersten groben Eckpunkte für die technische Umsetzung abschätzen zu können und erst danach meinen für mich verantwortlichen Geschäftsführer, dem ich dann meine Test-Plattform präsentierte. Das war allerdings ein eher ungewöhnlicher Ansatz, der aber meiner eigenen Motivation, aus einem privaten Projekt ein Unternehmens-Projekt zu machen, geschuldet war.

Das P.O.S.T.-Framework

Ich hatte es bereits im ersten Artikel erwähnt, dass ich Teile aus dem P.O.S.T.-Framework und dem “Golden Circle” verwendet habe, um mir ein eigenes “Social-Intranet-Framework” zu erstellen. Wie bin ich konkret vorgegangen? Ich habe zunächst die vier Ebenen des P.O.S.T.-Framework (People, Objectives, Strategy und Technology) auf meinen damaligen Arbeitgeber und den Bereich der internen Kommunikation runter gebrochen. Im Anschluss habe ich die drei Bereiche des “Golden Circle” (“Why”, “How” und “What”) auf das Projekt “Social Intranet” angewendet. Okay – das ist jetzt noch ziemlich nichts aussagend und wahrscheinlich gibt es noch viele “Fragezeichen” bei Dir. Ich versuche das ganze etwas detaillierter zu beschreiben:

Die erste Ebene: PEOPLE

Foto erstellt von Mario Purisic

In der ersten Ebene steht die Analyse der Mitarbeiter (PEOPLE) in den verschiedenen Abteilungen Deines Unternehmens an. Hier kannst Du z. B. mit einem kleinen Fragekatalog bzgl. der Bewertung des Ist-Zustands und den Anforderungen an einen Soll-Zustand der internen Kommunikation arbeiten. Wie wird die interne Kommunikation in Deinem Unternehmen wahr genommen? Was sind die Probleme und Herausforderungen Deiner Kolleginnen & Kollegen im Tages- und Projektgeschäft? Kannst Du Unterstützer (die Deinem Projekt gegenüber aufgeschlossen sind) bereits identifizieren? Nutze den Kontakt in persönlichen Gesprächen, kurzen Meetings oder erstelle Umfragen. Wobei ich erstere Variante stärker priorisieren würde, da hier meiner Erfahrung nach durch den direkten persönlichen Kontakt die besseren Feedbacks erzielt werden. Für diese Analyse solltest Du Dir ausreichend Zeit nehmen, da diese wertvollen Informationen direkt in die zweite Ebene einfließen werden.

Die zweite Ebene: OBJECTIVES

Foto erstellt von S O C I A L . C U T

Die Erarbeitung der Zielsetzungen (OBJECTIVES) schließt nahtlos an die erste Ebene an. “Was willst Du mit dem Social-Intranet bewirken und warum?”.

Vorab noch eine Anmerkung von mir: Die Geschäftsführung muss sich mit dem Gedanken anfreunden, dass jeder Mitarbeiter (w/m/d) eine Anzahl X pro Monat in das Social Intranet “investieren” darf und soll. Ich wurde selber mit solchen kruden Vorurteilen wie “Das bringt doch keine Neukunden bzw. generiert keinen Gewinn!” oder “Die (Mitarbeiter) vertrödeln nur noch ihre Arbeitszeit im Intranet” konfrontiert. Die folgenden Punkten sollten Dir helfen, u. a. diese Vorurteile zu entkräften.

Zuhören:
Durch die Analyse der Mitarbeiter-Aktivitäten (z. B. in Blog-Kommentaren und Wiki-Artikeln) kann man einen besseren Einblick erhalten, was die Mitarbeiter bewegt bzw. wo es ggf. Optimierungsbedarf gibt oder generell Inhalte fehlen.

Kommunizieren:
Jede Abteilung wie auch die Geschäftsführung selbst sollen Artikel erstellen um u. a. mit den Mitarbeitern in einem Dialog (z. B. in Form von Blog-Kommentaren) zu treten. Gerade Deine Führungsebene im Unternehmen hat hier eine immens wichtige Vorbildfunktion.

Motivieren:
Jeder Mitarbeiter kann sich aktiv mit einbringen. Hier hast Du die Chance, eher introvertierte bzw. zurückhaltende Mitarbeiter zu aktivieren und zu motivieren. Jeder sollte die Möglichkeit haben, sich in Deinem Unternehmen als Experte bzw. Markenbotschafter zu positionieren. Jeder erfahrene Manager sollte wissen, dass intrinsische Motivationsfaktoren nachhaltiger sind (hervorgerufen u. a. durch ehrliche Wertschätzung ggü. den Mitarbeitern als Beispiel), als kurzfristige extrinsische Motivation mit ach so tollen Boni-Zahlungen oder anderen materiellen Geschenken. Eine weitere Möglichkeit kann der Themenbereich „Gamification“ sein: Wenn bestimmte “Ziele” (z. B. 25 Blog- oder Wiki-Artikel verfassen) erreicht werden, erhält der betreffende Mitarbeiter (w/m/d) erkennbare Auszeichnungen (Abzeichen im Nutzerprofil). Diesen spielerischen Ansatz habe ich selber aber bis dato nicht weiterverfolgt.

Unterstützen:
Mitarbeiter können sich mithilfe von Blog- oder Wiki-Artikeln gegenseitig unterstützen und offene Fragen klären. Hier kann in gemeinsamer Zusammenarbeit effektives Wissensmanagement (z. B. Prozessoptimierungen durch Nutzung von Synergieeffekten etc.) entstehen. Gerade bei Unternehmen, die mehrere Standorte besitzen, ist das ein nicht zu unterschätzender Faktor. Eine weitere Möglichkeit bieten FAQ (Häufig gestellte Fragen – und passend dazu die Antworten) für die verschiedenen Abteilungen/Bereiche in Deinem Unternehmen. Gibt es vielleicht sogenannte “Self-Service”-Bereiche, (das kann z. B. ein Formular bzgl. der Einreichung von Urlaubstagen oder die Bestellung von Bürobedarf/Visitenkarten/Werbeartikeln sein) die die betreffenden Kolleginnen und Kollegen aus den Abteilungen entlasten könnten?

Integrieren:
Dein Unternehmen hat die große Chance, seine Mitarbeiter bei der Entwicklung von neuen Prozessen aktiv mit einzubinden. Anforderungen und Probleme lassen sich so aus verschiedenen Blickwinkeln überprüfen. Die klassische „Top-Down“-Kommunikation der Führungsebene ist in vielen Bereichen überholt und kann von Fall zu Fall durch eine „Button-Up“-Kommunikation (hier werden die Mitarbeiter direkt gefordert und können in Richtung der Führungsebene kommunizieren) ersetzt werden.

Die dritte Ebene: STRATEGY

Foto erstellt von JESHOOTS.COM

Quo Vadis? Wo soll es hin gehen? In der Strategie-Ebene (STRATEGY) definierst Du die langfristigen Ziele, die Dein Unternehmen mit dem Social-Intranet erreichen will. Ein konkretes Beispiel wäre die Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit bzgl. der internen Kommunikation um XX % innerhalb der nächsten 12 Monate (Messung anhand von internen Umfragen im Social Intranet). Ein weiteres Beispiel wäre die gemeinsame Entwicklung von mind. 5 innovativen Ideen innerhalb des obigen Zeitraums für das Unternehmen (das können z. B. neue Produkte/Dienstleistungen sein; genutzt werden hier Blog-Artikel, die eine eigene Kategorie erhalten – z. B. “Innovationsentwicklung“). Wichtig ist prinzipiell die Messbarkeit und die damit verbundene Erfolgskontrolle. Bei Interesse kannst Du Dich bzgl. SMART und OKR als mögliche “Zielvorgaben-Tools” weiter informieren.

Die vierte Ebene: TECHNOLOGY

Foto erstellt von Jesus Kiteque

In der vierten und letzten Ebene (TECHNOLOGY) machst Du Dir zunächst konkrete Gedanken bzgl. der technischen Machbarkeit Deines Social Intranet in enger Absprache mit Deiner IT-Abteilung oder Deinen externen Dienstleister (falls Dein Unternehmen keine interne IT-Abteilung hat). Gibt es ausreichend WordPress-Know-how im Unternehmen oder muss externe Unterstützung (Freelancer/Agentur) hinzugezogen werden?

Ich gehe zunächst auf das Thema “Sicherheit” ein, da dieses Thema für Deine IT-Abteilung die oberste Priorität darstellen sollte. Daher ist es wichtig, dass Du Dich hier vorab mit der Thematik kritisch auseinandersetzt. Es gibt keine technische Plattform die zu 100 % sicher ist vor externen Angriffen. WordPress ist da leider keine Ausnahme. Eine extrem hohe weltweite Verbreitung und eine kaum mehr überschaubare Anzahl an Themes und Plugins bietet natürlich viel Angriffs-Fläche für alle Arten von destruktiven Angriffen. Lass Dich davon aber nicht abschrecken. Der folgende verlinkte Artikel wird Dir dabei helfen, mit “Best-Practices” für eine solide Sicherheit Deiner Plattform im engen Zusammenspiel mit Deiner IT zu sorgen: WordPress Sicherheit – 19 Schritte zum Verriegeln Deiner Website

Noch ein paar weitere Anmerkungen: Ich hatte in einem früheren Version dieses Artikels auch die Möglichkeit eines externen Hostings angesprochen. Nach einigen Überlegungen habe ich mich allerdings nun gegen ein externes Hosting entschieden. Warum das? Nun ja, zum einen weil die Anforderungen an WordPress in Sachen Sicherheit immer weiter steigen werden, zum anderen weil damit verbunden auch der Administrationsaufwand immer größer werden wird. Das alles in Verbindung mit hochsensiblen Unternehmensdaten, personenbezogener Daten im Zusammenspiel mit der “beliebten” DSGVO ist einfach ein K.O.-Kriterium gegen ein externes Hosting.

Eine intern gehostete WordPress-Installation (ich gehe hier davon aus, dass Deine IT-Abteilung bzw. der externe IT-Dienstleister mehr als genügend Sicherheits-Know-how besitzt um u. a. per Firewall die gesamte WordPress-Plattform zu schützen) bietet besonders langfristig einfach die deutlich bessere Option.

Internes Hosting

Wie schon oben erwähnt, sehe ich das interne Hosting als die einzig sinnvolle Variante. Was trotzdem immer zu beachten ist: Egal wie gut Deine IT-Abteilung den Server, den Web-Server und die eigentliche WordPress-Installation schützen kann – die permanente Wartung Deiner WordPress-Installation bleibt absolute Pflicht. Ich habe Dir eine Checkliste erstellt, die Dich hoffentlich bei der Einschätzung des Know-how Deiner Abteilung unterstützen wird:

  • Wie schaut es in Deiner IT-Abteilung mit Know-how in Sachen Linux und/oder Windows Server aus?
  • Hat Deine IT-Abteilung Know-how in Sachen Webserver (Apache und/oder Nginx) und Datenbanken (MySQL/MariaDB)?
  • Gibt es in Deiner IT-Abteilung bereits Know-how in Sachen WordPress? In meinem Fall war ich anfangs der einzige Mitarbeiter im Unternehmen mit dem notwendigen Know-how. Im Projektverlauf arbeitete ich allerdings eine Kollegin in die Thematik ein. Die IT-Abteilung erarbeitete sich innerhalb weniger Wochen ebenfalls entsprechendes Know-how.
  • Optional: Gibt es in Deiner IT-Abteilung evtl. Know-how in Sachen HTML/CSS/PHP oder JavaScript? Wenn ja: Bingo! Das hilft bei WordPress ungemein.
  • Kann Deine IT-Abteilung ein Sicherheits- und Backup-Konzept für die gesamte Plattform erstellen und umsetzen?
  • Gibt es in Deinem Unternehmen ein sogenanntes “Active Directory” (kurz “AD”; ein zentrales Verzeichnis für die Nutzer-Autorisierung/Nutzerrechte)? Wenn ja: Prima, dann könnte man das Social Intranet direkt per Plugin damit verbinden.
    Das hätte den großen Vorteil, dass sich Deine Kolleginnen & Kollegen keine weiteren Zugangsdaten merken müssen und sich bequem mit den bekannten Windows-Zugangsdaten einloggen können. Ein weiterer Sicherheits-Vorteil für die IT: Bei Personalabgängen wird der betreffende Mitarbeiter normalerweise im AD und somit auch im Social Intranet deaktiviert. Ein Zugang ist dann für den Ex-Mitarbeiter nicht mehr möglich.

    Was den Nutzerkomfort noch weiter steigern würde: Neben der Anbindung an ein AD wird ein Single-SignOn (kurz “SSO”) ermöglicht. Was bedeutet das schon wieder?! Stell Dir folgende Situation vor: Du meldest Dich wie gewohnt per Windows-Zugangsdaten an Deinen Firmen-Rechner an, rufst den Browser auf (idealerweise Firefox , Edge Chromium oder Chrome Enterprise; wenn möglich bitte keinen Internet Explorer 11!) und wirst beim Aufruf der Social Intranet Website automatisch eingeloggt ohne das Du noch etwas eintippen musst. Mache es Deinen Nutzern so einfach wie möglich und es wird sich positiv auf die Akzeptanz der neuen Plattform auswirken. 😉

Mindestvoraussetzungen für Deinen Social Intranet Server:

  • Linux-Server @Debian, CentOS oder Ubuntu
  • oder Windows Server ab Version 2016
  • Webserver Linux: Apache oder Nginx
  • Webserver Windows: IIS 10
  • Mind. 2 vCore CPU
  • Mind. 4 GB Ram
  • Mind. 25 GB SSD-Speicher
  • 1Gbit-Anbindung
  • SSL-Zertifikat (das kostenlose “Let’s Encrypt” reicht vollkommen)
  • Unterstützung für PHP ab Version 7.3, MySQL ab 5.7 oder MariaDB ab 10.3
  • mind. 1024MB PHP Memory-Limit (Wichtig für WordPress)
  • PHP Upload Filesize mind. 128 MB (Wichtig für WordPress)
  • PHP Execution Time mind. 180 Sekunden (Wichtig für WordPress)

Ganz am Anfang meines damaligen Projekts, probierten die IT-Abteilung und ich noch eine Variante mit einem virtuellen Windows-Client in Verbindung mit einem lokalen Webserver (via XAMPP). Aufgrund von Performance- und Stabilitätsproblemen wurde diese Idee aber wieder schnell begraben. Was ich selber noch nicht ausprobiert habe: Viele NAS-Festplatten (Synology oder QNAP um mal zwei empfehlenswerte Hersteller zu nennen) bieten auch die Möglichkeit dort einen Webserver mitsamt WordPress laufen zu lassen. Dieses NAS könnte man dann ins Firmen-Netzwerk einbinden. Allerdings bin ich bzgl. Performance und Stabilität da sehr skeptisch (mag vielleicht für <50 gleichzeitige Nutzer halbwegs funktionieren – darüber hinaus sollte es schnell kritisch werden – das ist aber nur eine Vermutung).

Wegen des Server-Betriebssystems und dem Thema “Webserver” noch ein paar Anmerkungen von mir: Zum Projektstart setzten wir damals auf Windows Server 2012 R2 in Verbindung mit dem IIS 8.5 als Webserver. Leider kam es zu diversen Kompatibilitätsproblemen mit einigen WordPress-Plugins, so dass wir uns dazu entschieden, einen externen Dienstleister mit der Installation eines Linux-Servers (@Debian) und Apache (mit Nginx gab es Probleme mit dem Active-Directory-Plugin) als Webserver zu beauftragen. Wie das aktuell mit Windows Server 2016/2019 und IIS10 ausschaut – da habe ich leider keine Erfahrungswerte. Daher würde ich auf Nummer sicher gehen und immer auf die Kombo “Linux/Apache bzw. Nginx” setzen.

Gerade in Sachen Kompatibilität und Stabilität ist es generell ratsam, zum Projektstart zunächst ein Grundgerüst (WordPress-Installation + Theme + nur die absolut notwendigen Plugins) zu installieren und “Platzhalter-Inhalte” einzupflegen. Investiert erst einmal zu diesem Zeitpunkt keine Zeit in Design/Layout der Plattform. Jetzt heisst es erst einmal alles zu testen und ggf. die Anbindung an ein Active-Directory auszuprobieren. Sobald Deine IT grünes Licht gibt, kannst Du mit Vollgas u. a. an Design & Layout arbeiten.

Nachdem Du Dich nun mit der Sicherheit von WordPress beschäftigt hast, kannst Du Dich nun der Auswahl passender „Module“ (z. B. Blog, Wiki, FAQ und Mitarbeiterverzeichnis) für Dein Social-Intranet widmen. Da WordPress umfassend mit diversen Plugins erweitert werden kann, ist eine stetige Weiterentwicklung Deines Social Intranet gesichert. Wird z. B. ein Forum zur erweiterten Themen-Diskussion gewünscht? Kein Problem, dafür gibt es ausgereifte Lösungen. Ich würde allerdings den Gesamtumfang wenn möglich übersichtlich halten. Die eierlegende Wollmilchsau wird es nicht geben und jedes weitere Plugin kann die Plattform verlangsamen, zu Konflikten mit anderen Plugins führen und somit die Gesamt-Sicherheit- bzw. -Stabilität negativ beeinflussen.

Aus meiner Erfahrung heraus kann ich Dir noch einen Tipp geben: In vielen Fällen ist es durchaus sinnvoll, dass man für verschiedene Anforderungsbereiche auch verschiedene Tools im Unternehmen verwendet. Konkretes Beispiel: Dein Social Intranet ist die zentrale Informations-Plattform und zudem das Wissensmanagement-Tool in Deinem Unternehmen für ALLE Mitarbeiter. Das Tool “X” ist die separate Lösung für das agile Projekt- und Aufgabenmanagement für bestimmte Abteilungen/Teams/Mitarbeiter im Unternehmen. Für WordPress gibt es zwar einige Projekt- und Aufgabenmanagement-Plugins – allerdings sind diese vom Funktionsumfang und Benutzerfreundlichkeit her eher rudimentär und derzeit meiner Meinung nach nicht empfehlenswert. Das gleiche gilt für Chat-Plugins. Auch hier gibt es um längen bessere separate Lösungen.

Das ist übrigens auch einer der Gründe, warum ich hier im Blog zukünftig auch separate Lösungen für das gemeinsame Projekt- und Aufgabenmanagement testen werde.

Ich hatte in den ersten Versionen meiner privaten Test-Plattform leider den Fehler gemacht, möglichst viele Funktionen in die WordPress-Installation reinpacken zu wollen. Mit entsprechenden Folgen: Zum einen brach die Performance stark ein und zum anderen war die Administration der ganzen zusätzlichen Plugins (ich hatte damals rund 45 Plugins gleichzeitig aktiviert ) der blanke Horror. “Keep it simple” sollte daher Deine Devise sein. Fang klein an und erweitere Dein Social Intranet mit Bedacht. Wichtiger sind wie immer die relevanten Inhalte und deren stetiger Neuerstellung.

Externe und webbasierte Lösungen (wie oben genannt z. B. ein Tool für das Projekt- und Aufgabenmanagement), kann man bequem z. B. als “Linkliste” auf die Startseite Deines Social Intranet mit integrieren – dazu aber mehr im Verlauf von späteren Artikeln. Einen ersten Einblick habe ich ja im ersten Artikel eingebaut.

Soweit nun die Punkte zum P.O.S.T.-Framework. Kommen wir nun zu dem “Golden Circle” von Simon Sinek und wie dieser Dir helfen kann, die Entscheidungsgrundlage zu vervollständigen.

Das “Golden Circle” als weiterer Bestandteil Deiner Entscheidungsgrundlage

Foto erstellt von Todd Quackenbush

Ich muss mich hier als absoluten Fan von Simon Sinek outen. Sein “Golden Circle” (nein, er hat damit das Rad nicht neu erfunden, allerdings so verständlich vereinfacht, dass das jeder verstehen kann) ist eigentlich primär z. B. als Inspirationquelle bzgl. der Entwicklung einer Corporate Identity gedacht, allerdings funktioniert es auch prima als “Entscheidungshilfe”: Nur wenn man die Fragen bzgl. dem Warum (Why), Wie (How) und Was (What) beantworten kann, sollte man ein Projekt angehen.

WHY?

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Warum und wofür ist das Social Intranet wichtig? Was sind die Ziele und der Nutzen dieser neuen Plattform? Diese Fragen solltest Du beantworten können. Hier solltest Du auch Inhalte aus dem vorherigen P.O.S.T.-Framework mit einfließen lassen.

  • Eine zentrale und soziale Informations-Plattform für die mittel- und langfristige interne Unternehmenskommunikation – zugänglich für alle Mitarbeiter (w/m/d).
  • Ermöglicht eine transparente, nachhaltige und standortübergreifende (interessant für Unternehmen, die mehrere Standorte haben) interne Kommunikation (z. B. mit einem Blog- und/oder Wiki-Modul).
  • Inhalte von Mitarbeitern, für Mitarbeiter: So kann sichergestellt werden, das immer relevante Inhalte erstellt werden. Eher introvertierte Mitarbeiter (zu denen zähle ich mich persönlich) können mit relevanten und qualitativen Inhalten „glänzen“ ohne groß im Vordergrund stehen zu müssen. Nicht der am lautesten schreit erhält die Aufmerksamkeit, sondern die Person, die gute Inhalte liefert.
  • Integrierung einer Innovations-Entwicklung im Unternehmen (z. B. umgesetzt als Blog-Serie inkl. Abstimmungsmöglichkeiten).
  • Sicherung von Know-how in Form einer Wissensdatenbank (mithilfe eines Wiki-Moduls).
  • Einfache Identifikation von Themen-Experten im Unternehmen (mithilfe eines dynamischen Mitarbeiter-Verzeichnisses). Die gerne eingesetzten Telefonlisten im Excel-Format haben endgültig ausgedient. 😉
  • Der interne Kommunikationkanal “E-Mail” wird weiter entlastet, da die mittel- und langfristige Kommunikation ins Social Intranet Schritt für Schritt verlagert wird. Gerade Diskussionen die über einen längeren Zeitraum stattfinden, haben in der E-Mail-Kommunikation nichts zu suchen, da dieser Kanal dafür einfach nicht ausgelegt ist.
  • Wenn gezielt internes WordPress-Know-how aufgebaut werden soll: Weniger Abhängigkeit von externen Dienstleistern
  • Dank WordPress kann Dein Social Intranet mit dem Unternehmen wachsen (einen entsprechenden potenten Server und den bedachten Einsatz von Plugins vorausgesetzt) und ist zudem nicht durch eine max. Anzahl an Usern limitiert (die gleichzeitige Nutzung der Plattform durch mehr als 400 Mitarbeiter ist möglich – auch hier spielt natürlich die Server-Performance eine limitierende Rolle. Allerdings betrifft das auch andere Social Intranet Lösungen)
  • Weniger Zeitaufwand bei der Suche nach relevanten Daten oder Artikel: Durch die Verwendung eines guten Such-Plugins wird die Standard-WordPress-Suche richtig aufgebohrt und unterstützt sogar die Volltextsuche in Dokumenten.
  • Weitere Inhalte siehe “Objectives”-Ebene des P.O.S.T.-Framework

HOW?

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Wie könnte eine Umsetzung aussehen? Wer muss an der Umsetzung beteiligt werden und was benötigst Du dafür?

Einsatz des kostenlosen CMS “WordPress”, das Dank einer Vielzahl an guten Plugins an die individuellen Ansprüche angepasst werden kann

Inhouse-Hosting (sprich der Server steht entweder bei Dir im Unternehmen oder in einem Rechenzentrum eines externen IT-Dienstleisters)

Angabe des “First Invest” im ersten Jahr: Lizenzkosten für die Plugins. Kosten für das interne Hosting. Puffer berücksichtigen für mögliche Inanspruchnahme von externen Dienstleistern.

Angabe der Folgekosten ab dem zweiten Jahr: Viele Plugins laufen als Jahres-Abo mit einem “Treue-Rabatt” ab dem zweiten Jahr. Daher könnten sich die Lizenzkosten hier etwas verringern. Kosten für das interne Hosting. Puffer berücksichtigen für mögliche Inanspruchnahme von externen Dienstleistern.

Durch wen erfolgt die Administration der Plattform? In meinem Fall konnte in einem zweier Gespann in Zusammenarbeit mit der IT die Administration jederzeit gewährleistet werden. Nur für das Setup und Pflege des verwendeten Linux-Servers (auf dem die WordPress-Installation lief) wurde seitens der IT ein externer Dienstleister beauftragt.

Meine allgemeine Empfehlung bzgl. internem Hosting: Mind. ein weiterer Mitarbeiter (w/m/d) neben Dir sollte in Sachen WordPress und dem Social Intranet fit sein. Die eigentliche Administration läuft über Deine IT-Abteilung.

Rechne bzgl. des monatlichen internen Administrationsaufwands mit insgesamt ca. 4-5 Stunden (Einspielung von Updates; Kontrolle der Updates; evtl. Bugfixing bei Problemen etc. | Erfolgskontrolle bzgl. Zugriffszahlen je nach Anforderung)

WHAT?

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Wie sieht der Zeitrahmen des Projekts aus? Was sollte alles berücksichtigt werden? Hinweis: Die folgenden Projektphasen basieren auf meinen eigenen Erfahrungen und dienen nur als ein möglicher Ansatz für Dich. Die Reihenfolge, Inhalte und die jeweilige Dauer kannst Du natürlich für Dich selber anpassen. Im Folge-Artikel “Teil 3: Dein roter Faden: Der Projektplan” gehe ich noch um einiges detaillierter darauf ein.

  • PHASE 1: TECHNISCHE VORAUSSETZUNGEN PRÜFEN
    Unternehmensweite technische Umsetzbarkeit überprüfen zusammen mit Deiner IT klären: Welcher Browser wird in Deinem Unternehmen eingesetzt? Ist das immer noch der (hoffnungslos) veraltete Internet Explorer 11? Wenn ja, kann Deine IT den Einsatz eines moderneren Browsers (Firefox, Edge Chromium, Chrome Enterprise) ermöglichen? Kann die WordPress-Installation intern gehostet werden (Hat Deine IT-Abteilung entsprechendes Know-how?) oder kann/darf extern gehostet werden? Wie kann ein “Patchday” umgesetzt werden, damit die gesamte WordPress-Installation mind. monatlich auf einen aktuellen Stand gebracht wird?
  • PHASE 2: BILDUNG EINES PROJEKT-TEAMS UND AUSWERTUNG DER DERZEITIGEN INTERNEN UNTERNEHMENSKOMMUNIKATION
    Welche Kolleginnen & Kollegen sollten in der Projektgruppe vertreten sein und warum? Wie schaut die Aufgabenverteilung aus? Was bedeuten die Feedbacks der Mitarbeiter (siehe Ergebnisse der “People”-Ebene Deines Social-Intranet-Frameworks)? Welche Maßnahmen sollten davon abgeleitet werden? Diskussion über die interne Kommunikation und deren Ablauf rundum das neue Projekt. Wie soll das “Onboarding” für die Mitarbeiter ablaufen?
  • PHASE 3: ROADMAP UND “MODUL”-ABSTIMMUNGEN FÜR DAS SOCIAL INTRANET
    Roadmap mit einer ersten Zeiteinschätzung gemeinsam im Projekt-Team erarbeiten. Bestimmung der finalen Bestandteile der Plattform (z. B. Blog-Modul, Wiki-Modul und Mitarbeiterverzeichnis-Modul).
  • PHASE 4: INTERNE ERSTELLUNG DER PLATTFORM & ORGANISATION DER PILOTPHASE
    Konkrete Hilfestellungen zum möglichen Theme & Plugins wirst Du im kommenden Artikel “Teil 4: Es wird technisch aber nicht kompliziert: Deine Plattform entsteht” nachlesen können. Pilotphase: Wer soll in die Gruppe der Pilot-Teilnehmer? Erstellung einer Umfrage zwecks Feedback-Sammlung der Teilnehmer.
  • PHASE 5: DURCHFÜHRUNG DER PILOTPHASE
    Die Pilotphase sollte mind. 4 Wochen andauern, damit die Teilnehmer ausreichend Zeit für Feedback erhalten. Im Anschluss analysiert das Projekt-Team die Feedbacks, diskutiert und priorisiert mögliche Anpassungen. Danach sollte ein sogenannter “Feature-Freeze” stattfinden. Das bedeutet konkret, dass keine neuen Funktionen mehr eingebaut werden und das Projekt-Team sich nur noch auf das Finden von Fehlern fokussiert.
  • PHASE 6: ERSTELLUNG DER ONBOARDING-INHALTE UND VORBEREITUNGEN FÜR DIE LIVE-SCHALTUNG
    Diverse Inhalte (Webinar, kurze Clips, PDF-Dokumente mit Screenshots etc.) werden nun für die Einführungsphase (Onboarding) des Social Intranet vom Projekt-Team erstellt. Der genaue Ablauf und der finale Termin für die Live-Schaltung wird im Team abgestimmt.
  • PHASE 7: ONBOARDING & LIVE-SCHALTUNG DES SOCIAL INTRANET
    Es wird endlich ernst: Das Onboarding kann starten. Ob dies paralell zur Live-Schaltung oder mit etwas Vorlaufzeit passieren wird, sollte das Projekt-Team abgestimmt haben. Das Projekt-Team sollte auf jeden Fall gut darauf vorbereitet sein, dass gerade in den ersten Tagen nach der Live-Schaltung viele Fragen aufkommen werden.
  • PHASE 8: DER ERSTE “PATCHDAY” STEHT AN
    Dein Social Intranet ist nun die ersten Tage online und wird hoffentlich schon aktiv von den Kolleginnen und Kollegen genutzt. Nach den ersten vier Wochen solltest Du den ersten “Patchday” durchführen. Vergiss bitte nicht – mit ein paar Tagen Vorlaufzeit – die Mitarbeiter darüber zu informieren, da die Plattform während der Durchführung des “Patchday” ggf. einige Stunden nicht erreichbar sein kann. Sobald dieser startet, kann z. B. eine Infoseite beim Aufruf des Social Intranet temporär angezeigt werden. Jetzt heißt es neue Updates Schritt-für-Schritt einzuspielen. Daher ist eine separate “Entwicklungsumgebung/Stage-Umgebung” absolute Pflicht. Sobald alle Updates erfolgreich eingespielt wurden und ein genereller Funktionstest keine Probleme gezeigt hat, kannst Du die Änderungen auf die Live-Umgebung überspielen. In einem Folge-Artikel gehe ich hier noch konkreter auf die einzelnen Schritte ein.

In vielen Unternehmen gibt es immer wieder Bereiche, wo Mitarbeiter (w/m/d) keine Möglichkeit haben, auf ein Intranet zugreifen zu können. Wie stellst Du hier sicher, dass Infos aus dem Social Intranet auch zu Mitarbeitern (w/m/d) gelangen, die keinen Internetzugang haben?

Hier sind ein paar gedankliche Ansätze für Dich als Inspiration:

  • Lösungsansatz 1: Digitales “Schwarzes Brett” (idealerweise mit Touchfunktion) für die betroffenen Bereiche einführen (Touchscreen + Mini-Rechner + WLAN/LAN). Dieses “Schwarze Brett” zeigt dann (evtl. hier und da vom Layout angepasst die Inhalte des Social Intranet an).
  • Lösungsansatz 2: zentrale Info-Arbeitsplätze in den betroffenen Bereichen einrichten, die von den Mitarbeitern (w/m/d) bei Bedarf genutzt werden können.
  • Lösungsansatz 3: iPads mit WLAN oder LTE für die betreffenden Bereiche anschaffen und zur Verfügung stellen.
  • Lösungsansatz 4: Man kann davon ausgehen, dass jeder Mitarbeiter (w/m/d) ein privates Smartphone besitzt: Social-Intranet auch von extern aus zugänglich machen. Das Stichwort Bring your own Device bringt Dich hier weiter.

Meine abschließenden Gedanken

Das war jetzt ein starker Textbrocken von mir mit sehr viel Theorie. 😉 Aber Du hast Dich tapfer bis zu diesen Zeilen durchgekämpft – Bravo dafür! Noch ein paar letzte Gedanken von mir: Im Zentrum Deines Social-Intranet-Framework sollte immer der Mitarbeiter stehen. Wichtig ist zudem das Grundverständnis, dass die Inhalte eines Social-Intranet nie zentral von einer Abteilung allein erstellt werden können, sondern von möglichst vielen Mitarbeitern aus allen Abteilungen/Standorten des Unternehmens getragen werden sollten.

Wie schon erwähnt muss Deine Geschäftsführung 100 % hinter der Plattform stehen und jeden Mitarbeiter (w/m/d) die aktive Nutzung ermöglichen und Zeit dafür freiräumen (Bitte keine Ausreden, dass neben Tagesgeschäfts oder Projektarbeiten keine Zeit mehr übrig bleibt). Das sind alles Entscheidungen, die zu Erfolg oder Misserfolg der gesamten Plattform führen können. Da spricht der Ausbilder in mir: Gibt es Azubi’s in Deinem Unternehmen? Dann binde diese aktiv mit ein (zudem sind diese natürlich auch eine “Zielgruppe” für das Social Intranet).

„Von Mitarbeitern für Mitarbeiter“ – diese Aussage solltest Du immer im Hinterkopf behalten.

Weiter geht es mit dem dritten Teil der Serie mit dem Titel: Dein roter Faden: Der Projektplan“.

Wie immer gilt: Hast Du Fragen zum Artikel oder neue Anregungen? Dann schreib mir Dein Feedback bitte als Kommentar. Gerne kannst Du mir auch Deine bisherigen Erfahrungen schreiben.

2 Antworten

  1. Hallöchen,

    bin durch Zufall auf Deinen Blog gestoßen und finde das Thema sehr interessant. Habe auch für meinen Arbeitgeber mal was mit WordPress aufgebaut. Hier habe ich einige Plugins dann selber programmiert und wollte weitere Funktionen von WordPress etablieren. Leider gilt aber manchmal auch “Der Prophet im eigenen Land ist nichts wert”.
    Ich werde Deinen Blog mal weiterhin mitlesen.

    Gruß
    Michael

    1. Hallo Michael,
      vielen Dank für Dein Feedback! An eigene Plugins hatte ich damals nicht gedacht, da mein Know-how (bis heute) dafür nicht ausgereicht hatte. Ich arbeite gerade am dritten Teil der Serie und parallel dazu am vierten Teil, der dann konkreter auf Theme und Plugins eingehen wird.

      Viele Grüße

      Manuel

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